Essilor - Documentation de machine outils

L'équipe de documentation d'Essilor Instruments réalise en 8 langues les documents utilisateurs et techniques, accompagnant les équipements de taillage-montage de verres de lunette, destinés aux opticiens.

La division Instruments d'Essilor conçoit et diffuse dans près de 70 pays des appareils de taillage-montage des verres de lunette, destinés notamment aux opticiens ainsi que les équipements de dépistage des défauts visuels pour les institutions de médecine préventive.

L'équipe de documentation d'Essilor Instruments réalise en 8 langues les documents accompagnant ces équipements :

  • notice d'utilisation destinée aux opticiens ;

  • notes d'information, détaillant les mises à jour des logiciels et de la machine ;

  • notice technique (référentiel des pièces détachées) et manuel de maintenance, destinés aux techniciens de la Division.

Contexte

Les documents étaient réalisés dans un outil bureautique et mis à disposition en téléchargement sur l'intranet.

Le volume de contenu augmentant, se posaient des problèmes :

  • d'actualisation de l'ensemble des documents ;

  • d'hétérogénéité du vocabulaire ;

  • d'homogénéisation entre les documentations entre les filiales et le siège.

Enjeux

Essilor Instruments a souhaité repenser son système de documentation, en s'appuyant sur un prestataire Ecodime, afin de répondre aux enjeux suivants :

  • organiser les contenus et mutualiser les ressources binaires notamment ;

  • améliorer la qualité et la charte graphique de la documentation, en accord avec les produits haut de gamme d'Essilor ;

  • mettre à jour régulièrement l'information et disposer d'un contenu homogène ;

  • moderniser la documentation, notamment par une mise à disposition sur le web ;

  • homogénéiser la documentation entre les filiales.

Solution

Une refonte du contenu et des processus de production a été réalisée :

  • restructuration de la documentation et son contenu ;

  • actualisation des contenus et application de pratiques professionnelles de rédaction technique ;

  • définition du processus de production, en langue française, processus de validation et de traduction par des cabinets externes.

Cette refonte s'appuie sur une solution de chaîne éditoriale Scenari de rédaction technique, sur mesure : MyDocs, qui permet de produire :

  • un atelier de ressources (éclatés, schémas, copies d'écran...) commun ;

  • des guides web et papier ;

  • une notice technique web et papier ;

  • des notes d'information PDF.

Résultats

  • Après une année de production, trois équipements documentés entièrement, 1 400 ressources (images, éclatés, copies d'écrans...)

  • 8 langues

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